Draaiboek voor procedure voor de tuchtcommissie

1. Indienen van de klacht

Een klacht moet schriftelijk worden ingediend en gericht zijn tegen een lid van het Instituut
• In één van de officiële Belgische talen
• Hetzij via aangetekend schrijven aan :

Instituut voor Octrooigemachtigden
– Ter attentie van de Voorzitter van de Tuchtcommissie
August Reyerslaan 70, 1030 Schaarbeek

• Hetzij via elektronische post gericht aan complaints@belgiumpatent.be

De klacht moet het bewijs bevatten van een storting van €50 op de bankrekening nr. BE05 7310 5295 2675 van het Instituut met vermelding van de naam van de klager en van het lid tegen wie de klacht is gericht.

De klacht moet worden ondertekend
• door de klager of
• door zijn advocaat of
• door een lid van het Instituut die de klager vertegenwoordigt

2. Nazicht van ontvankeliijkheid van de klacht en kennisgeving

Nazicht van de volgende elementen van de klacht:

Schriftelijk ontvangen (post – email)​ – Landstaal  – Ondertekend​ – Gegevens van de klager – Uiteenzetting van de feiten

Indien de klacht onontvankelijk of manifest ongegrond is wordt de beslissing ter kennis gebracht van de klager

Indien de klacht ontvankelijk is wordt ze ter kennis gebracht aan het betrokken lid tegen wie de klacht is gericht, via het elektronisch adres of postadres dat door hem / haar aan het Instituut werd meegedeeld, en een geanonimiseerde samenvatting van de klacht wordt door de verslaggever verzonden aan de voorzitter van de raad en aan de minister.

Het betrokken lid beschikt over tien (10) dagen na deze kennisgeving om desgevallend de wijziging te vragen van de proceduretaal naar de taal van de taalgroep waartoe hij verklaart te behoren.

De klager wordt niet op de hoogte gebracht over het verloop van de procedure, die zonder hem wordt gevoerd. De klager kan worden gehoord tijdens het onderzoek van de zaak, en de beslissing van de Tuchtcommissie wordt hem ter kennis gebracht zodra deze definitief is.

3. Behandeling van de klacht

De rapporteur die wordt aangewezen door de voorzitter van de Tuchtcommissie voert het onderzoek à charge en à décharge

De rapporteur kan het betrokken lid verhoren en andere onderzoeksmaatregelen bevelen  zoals :
• verhoren van getuigen
• overlegging van stukken
• onderzoek ter plaatse
• aanstelling van een deskundige

De rapporteur kan de vertrouwelijkheid opleggen aan bepaalde stukken uit het dossier.

De rapporteur bereidt een verslag voor aan de voorzitter van de Tuchtcommissie, aan de voorzitter van de Raad, en aan de minister. De voorzitter van de Raad en de minister worden uitgenodigd om hun opmerkingen over te maken binnen de maand na deze kennisgeving.

De rapporteur brengt zijn verslag en de ontvangen opmerkingen ter kennis van het betrokken lid, samen met de eventuele overtredingen die hem kunnen worden verweten.

Het betrokken lid heeft de mogelijkheid om schriftelijk verweer te voeren binnen de twee maanden na deze kennisgeving. Dat schriftelijk verweer wordt niet automatisch meegedeeld aan de voorzitter van de Raad noch aan de minister.

Indien een nieuw of aanvullend verslag wordt opgesteld door de rapporteur wordt dit aan het betrokken lid ter kennis gebracht, die opnieuw zijn verweer kan voeren binnen de twee maanden na deze kennisgeving. Dat verweer wordt niet automatisch meegedeeld aan de voorzitter van de Raad noch aan de minister.

4. Zitting

De Tuchtcommissie houdt een zitting :
• ambtshalve indien zij dit wenselijk acht, of
• op verzoek van het betrokken lid

De Rapporteur geeft het betrokken lid kennis van de datum en het uur van de zitting en van de samenstelling van de Tuchtcommissie minstens twee maanden voorafgaand aan de zitting, evenals aan de voorzitter van de Raad en aan de Minister

De zitting vindt plaats zelfs in afwezigheid van het betrokken lid

Op de zitting worden achtereenvolgens gehoord de rapporteur, de voorzitter van de Raad, de minister en het betrokken lid (of zijn advocaat). De klager wordt niet opgeroepen noch gehoord.

De zitting is in principe publiek. Ze kan geheel of gedeeltelijk plaatsvinden achter gesloten deuren.

Het beraad van de Tuchtcommissie is geheim. De rapporteur neemt er niet aan deel.

5. Beslissing

Indien er geen zitting is, neemt de Tuchtcommissie haar beslissing binnen de twee maanden na ontvangst van het verweer van het betrokken lid.

De Tuchtcommissie neemt beslissingen bij meerderheid van stemmen. Wanneer geen meerderheid wordt bereikt, beslist de stem van de Voorzitter.

De Tuchtcommissie kan de volgende tuchtstraffen uitspreken tegen het betrokken lid :
• de waarschuwing
• de berisping
• de boete (tot €5.000 plus opdeciemen)
• de doorhaling in de ledenlijst van het Instituut voor minstens één jaar

De beslissing moet gemotiveerd zijn en door minstens twee leden van de Tuchtcommissie worden ondertekend die aan het beraad hebben deelgenomen. Zij vermeldt de mogelijkheid tot hoger beroep.

De niet geanonimiseerde beslissing wordt ter kennis gebracht aan het betrokken lid, aan de voorzitter van de Raad en aan de minister.

Indien geen hoger beroep, deelt de Tuchtcommissie de definitieve beslissing mee aan de leden het Instituut met weglating van vertrouwelijke gegevens.

Hoger beroep tegen een beslissing van de Tuchtcommissie kan worden ingesteld voor het Hof van Beroep te Brussel binnen de maand na de kennisgeving van de eindbeslissing.

Hoger beroep kan worden ingesteld door :
• het lid van het Instituut tegen wie de beslissing was gericht
• het Instituut
• de minister

Een hoger beroep heeft schorsende werking